büro wie einfach

Büroorganisation ist das A & O jedes Vorgangs

Je umfangreicher ein Zuständigkeitsbereich ist, desto wichtiger ist es, dass eine gewisse Ordnung herrscht. Diese kann durchaus den ganz persönlichen Erfordernissen entsprechen. Jeder legt das, was er von ab und zu bis ständig benötigt, am besten genau dort ab, wo er es selbst für logisch und sinnvoll erachtet. Aber: Was passiert im Falle eines Unfalls oder generell eines längeren Ausfalls? Ein Kollege muss die Aufgaben übernehmen. Auch er muss durch die Ablage durchsteigen und Vorgänge sofort finden können. Eine gute Büroorganisation ist also zwingend erforderlich, um generell und allen möglichen Widrigkeiten des Alltags zum Trotz einen reibungslosen Büro-Ablauf zu gewährleisten.

Gleiches gilt für benötigte Telefonnummern und Ansprechpartner, und zwar gleichermaßen intern wie extern. Diese müssen leicht auffindbar und in einen entsprechenden Zusammenhang zu bringen sein. Auch bestimmte Abläufe, wann beispielsweise die Post kommt, und wem welche Vorgänge zur Bearbeitung vorgelegt werden, müssen jederzeit nachvollziehbar sein. Eine Büroorganisation ist stets nur so gut, wie im Zweifel jeder berechtigte Mitarbeiter über alle Vorkommnisse informiert ist oder sich die benötigten Informationen auf kurzem Wege verschaffen kann. Ein Kalender trägt maßgeblich dazu bei, dass Termine im Auge behalten und eingehalten werden. Er sollte immer genügend Platz für jeden Arbeitstag bieten, um neben der betreffenden Uhrzeit auch kurze Notizen zu vermerken.

Das probateste Mittel einer guten Organisation im Büro sind nach wie vor Ordner. Dabei kann es sich um die klassischen Din A4-Ordner handeln, die übersichtlich in einem Schrank oder Regal verstaut werden. Selbstverständlich erst, nachdem die Rücken der Ordner nachvollziehbar beschriftet wurden. Aber auch Pultordner mit unterschiedlichen Registern können die tägliche Arbeit maßgeblich erleichtern. Nach Alphabet oder Datum geordnet werden Vorgänge mit einem Handgriff zutage befördert und können weiter bearbeitet werden. So genannte Ablagekästen, ebenfalls mit logischer Beschriftung, sorgen dafür, dass die Papierstapel auf dem Tisch zumindest erstmal sicher verstaut werden können. Mit diesen einfachen Mitteln steht einer guten Büroorganisation nichts mehr im Wege.